Excel tiene funciones que pueden ayudar a resolver necesidades de procesamiento de información, claro, si se conoce el funcionamiento. En general al software disponible en una organización, no se obtiene el mejor provecho por falta de conocimiento de las bondades con lo que fue desarrollado.
Los manuales de usuario son solo una formalidad que no se utilizan. Lo mismo sucede con los aparatos electrodomésticos, no se conoce cómo funciona.
Con la leyes, no es necesario crear nuevas leyes, sino conocer y utilizar las disponibles.
Esta introducción será motivo de una discusión Bizantina que con toda seguridad al ganador le lleve a una victoría Pírrica y parafraseando, yo termine publicando en mi blog y nadie lo lea.
Ahora, el desarrollo el tema planteado sobre excel, con un supuesto para contextualizar.
Para un trabajo urgente consideremos que se dispone de dos hojas de excel, con información manejada por diferentes áreas y número de filas diferentes.
Una hoja de Excel de Registro de Graduados, generada desde el Sistema de Titulación ingresado por el responsable del proceso, número de filas n, organizada por columnas:
Cédula, Nombre, ..., Año de graduación, ...
Una hoja de Excel de Encuesta Graduados, generada desde el Sistema de Encuestas, ingresado por el graduado responsable de la actualización de su información, número de filas n+m, organizada por columnas:
Cédula, Nombre, ..., Trabaja en área de su formación (respuesta
si o no), ....
Se requiere una información: El porcentaje de graduados
de un determinado año que trabajan en su área de formación.
Este requerimiento no está considerado en el aplicativo, por cuanto es nuevo. Primera alternativa, solicitar a Tecnología que desarrolle, para ayer. Segunda alternativa, excel. Análisis costo-beneficio, Segunda alternativa.
La información común entre las dos hojas: cédula y nombre. El nombre está escrito de diferente forma y se ha identificado que existen diferencias.
La primera alternativa es revisar manualmente y en
Registro de Graduados ubicar la información de Encuesta de Graduados (Trabaja en área de su formación)
Otra alternativa es utilizar Buscar V o Indice/Coincidir, con el criterio de cédula y ubicar automáticamente en Registro de Graduados la información que se extrae de Encuesta Graduados (Trabaja en área de su formación) de los registros coincidentes.
“Tiene una lista de
números de oficina y necesita saber qué empleados están en cada oficina. Sin
embargo, la hoja de cálculo es enorme, por tanto, ¿qué puede hacer? Use una
función de búsqueda. Las funciones BUSCARV y BUSCARH son dos de las más útiles, como también lo son ÍNDICE y COINCIDIR.”
“Busca un valor en
la fila superior de una tabla o una matriz de valores y devuelve un valor en la
misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando
los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de
una tabla de datos y desee encontrar información que se halle dentro de un
número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se
encuentren en una columna a la izquierda de los datos que desea encontrar.
La H de BUSCARH
significa "Horizontal".”
Mi experiencia con la utilización de Hoja electrónica para apoyo a necesidades de procesamiento de información, se inicia en INECEL, continúa en el Agua Potable y se afirma con mis alumnos en la Universidad. Por cierto, también con mis amigos, que tienen requerimientos que no están considerados en el aplicativo.
Del baúl de los recuerdos comparto:
En la EMAAPQ, la de la gotita,
en Recursos Informáticos se recibían solicitudes de reportes del Sistema
Comercial, de las diferentes áreas. Cada uno debidamente justificado por la
necesidad de información.
El Sistema Comercial había
sido desarrollado internamente durante 30 años por el personal técnico, en base
a los requerimientos de las áreas. La plataforma IBM S38, luego IBM AS/400 e Iseries. Mi corazón es azul, IBM
Con el equipo
realizamos una actualización de los sistemas por el cambio de milenio y luego por la
dolarización, adoptándose estándares de programación basados en prototipos. Entre
otros aplicativos, se disponía del Sistema Comercial que era parte del ERP
Interno.
Desarrollamos proyectos de sistemas que identificamos se necesitaban en la Empresa, en la Plataforma
IBM AS/400:
Análisis,
diseño, programación, documentación y mantenimiento de sistemas.
Conversión año
2000 Sistema Comercial, Dolarización.
Cambio de
versión sistema comercial
Sistema
Comercial: Información departamental, Auditoria, Cuentas Dependientes
Sistema de
Proveedores
Sistema de
Administración de Tecnología de Información
Sistema Control
de Contratos
Sistema de
Recursos Humanos: Información general, Cargas Familiares, Instrucción,
Capacitación, Vacaciones, Evaluación Desempeño, Asistencia, Anticipos.
Sistema de Control de Cheques para Tesorería
Sistema de
Presupuesto
Sistema de
Activos Fijos
También:
Implementación Sistema
de Flujo de Documentos en Lotus Notes.
Implementación
de INTRANET
Implementación
de Sistema de Información Gerencial.
Implementación
de Sistema de Información Geográfico.
Implementación
de Sistema de información digital, producto Content Manager de IBM
Desarrollamos en la parte de tecnología proyectos como ..., que serán motivo de otra publicación.
El personal de Recursos
Informáticos, realizaba su mejor esfuerzo y no daba abasto, era necesario
realizar un cambio por lo que se definió la estrategia de utilizar IBM Iseries QRY para capacitar a los usuarios en
su utilización para generar la información y que se exporten a Excel. Un tema
de particular cuidado fue la seguridad.
Con el equipo, como parte
del rediseño, se tenía el conocimiento y documentada la Base de Datos, elaborados manuales
Análisis, Diseño, Programación y de Usuario, por lo que se debía explicar cómo
funcionaba un modelo entidad-relación.
También teníamos a la
persona adecuada, Roque Pérez Paredes, su nuevo rol era capacitar a los usuarios y desarrollar
una transferencia de conocimiento. Al inicio Roque tenía dudas, por cuanto si
contaba todo lo que sabía, se quedaría sin trabajo. Fue muy generoso de su
parte para el desarrollo de este proyecto. Roque se jubiló de la EPMAPS en el
año 2017.
En el año 2003 desarrollamos el GIS (Sistema de Información Geográfico), utilizando productos ESRI e integrado al Sistema Comercial, para generar información de modo gráfico y también con la funcionalidad de exportar información a excel.
Desde 1999/04 hasta 2010/07 trabajé en Recursos Informáticos. Luego en Capacitación: Capacitación a obreros, Aula Virtual, Evaluación Desempeño, Inducción en Empresa...
Me retiré de la EPMAPS en el año 2013/07.
Sólo tengo gratos recuerdos.
