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sábado, 22 de febrero de 2020

Sistema de Gestión Documental, tips para su implantación



A partir del año 2000 utilicé una solución IBM Content Manager para digitalización de información,
 

 
Existen opciones disponibles, lo primero es conocer en conjunto su alcance.
 

En el documento Gestión Documental – Cómo implantar un Sistema de Gestión Documental online, se ubica información del proceso

 

Se define la gestión documental como el conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas.

Gestionar la documentación de manera electrónica en lugar de los métodos manuales tiene las siguientes ventajas:
  • Ahorro de tiempo y recursos para que el documento llegue al destino
  • Reducción de costos de impresión
  • Menor necesidad de material de archivo
  • Documentación de la empresa está controlada y centralizada
  • Acceso en cualquier parte del mundo a la documentación por internet
  • Colaboración entre usuarios para crear, modificar y gestionar documentación
  • Metadatos para la búsqueda rápida de documentos

Un Sistema de Gestión Documental, es posible implementar en una organización sólo si se cuenta con la decisión de la Gerencia, de los integrantes, existe un grado de madurez para trabajar con procesos, manejo de flujos de trabajo y

Implantar un Sistema de Gestión Documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar en el Área.


Es necesario establecer algunos tips, para su implantación:

El término Área se utiliza para definir un nivel genérico en la Organización, debe entenderse: Gerencia, Dirección, Departamento, Grupo de Trabajo.

1.- Análisis Flujo de Información

Analizar el flujo de la información en el Área, es necesario para comprender cómo y qué se debe implementar.

De ser el caso, establecer el Flujo de Información y el tiempo que demanda desarrollar ese proceso.

El Sistema puede funcionar si los procesos administrativos están claramente definidos, caso contrario automatizamos un caos.

2.- Definir los niveles en el Área y los usuarios

Que persona recibe un documento y a que persona puede delegar.

Comenzar a implantar el sistema de gestión documental por un pequeño grupo de usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del proceso, se debe incrementar a las otras personas de forma gradual.

Los usuarios deben ser capacitados, en cada Área existen personas que tiene la habilidad de transmitir conocimiento a los compañeros. Los técnicos informáticos pueden apoyar en esta etapa, pero manejando todo el proceso.

Socializar el proceso a todos los integrantes del Área y establecer un cronograma para que se incorporen al SGD.


3.- Definir flujos de trabajo para los tipos de trámites

Mejorar la eficiencia del Área mediante la simplificación y automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales.

Documentar el flujo de procesos, responsables y tiempo estimado que toma su ejecución.
Es necesario que se inicie por un proceso que esté definido y en base a la experiencia incorporar nuevos procesos.

Lo que no se mide, no es susceptible de mejora.


4.- Integración a Correo Electrónico

El Sistema de Gestión Documental debe funcionar integrado al correo electrónico.

Por el número de mensajes que se manejan, es recomendable que se cree una carpeta independiente para los mensajes.


5.- Medir

Como parte de un proceso de mejora continua en conformidad a la adopción de normas de calidad, se debe medir. Revisar periódicamente los documentos en proceso y atendidos por los integrantes de equipo.

Medir es determinar un valor comparándolo con otro previamente determinado y aceptado.

Tradicionalmente la medición ha servido más para buscar responsables de los problemas, en lugar de una oportunidad para mejorar los procesos dentro de institución.


6.- Herramientas adicionales

Es necesario disponer de herramientas para el manejo de documentos en formato PDF, comparto tres publicaciones

PDFCandy


Nitro, Editar archivos PDF



7. Literatura

IBM Content Manager 

Al Fresco

Paper Office

r2docuo

 



Mi visión es que las empresas utilizarán a futuro almacenamiento en computadores y no necesariamente en un Sistema de Gestión de archivo lo cual es útil.

También se desarrollará proceso de desmaterialización de documentos físicos, que pueden escanearse y almacenarse en computador, que mejor en un Sistema de Gestión de archivos

El volumen de información digital que se utiliza en cada vez mayor y por eso las Áreas de TICS debemos prepararnos para apoyar ese tipo de procesos.

Pienso que debemos fomentar el uso de almacenamiento en Servidores Institucionales, más adelante debemos generar una política de respaldos de los Pcs a espacios Institucionales mediante la aplicación de Software que lo realiza automáticamente de acuerdo a políticas de organización de la información.

Esta es la experiencia que la desarrollamos en el Agua Potable con el equipo de Tecnología:

Superamos problemas de pérdida de información por daño de computadores y que la información no pertenece al Funcionario sino a la institución.

Crecimos en capacidad de almacenamiento

Fue necesario la adquisición de una librería para respaldos

Manejo de políticas de accesos el momento de enrolamiento y desenrolamiento del personal

Cada organización tiene su propia ruta, es necesario revisar la Gestión por procesos

La Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) es una metodología y tecnologías que buscan el mejoramiento continuo de una de organización y la Gestión documental puede apoyar el proceso.

 


Gestión Electrónica de Documentos, 2015


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