Introducción a SharePoint en Microsoft 365
Como ejemplo de aplicaciones:
Microsoft SharePoint alternativa para Gestión Documental
"Microsoft SharePoint, es una herramienta software, accesible a través de navegador, que permite gestionar todo el contenido y documentación existente en cualquier empresa.
Se dice en mucho casos que es una herramienta software de gestión de contenidos y documental.
Esta herramienta, también denominada SharePoint Online, desde que está disponible bajo la plataforma Office365 de Microsoft, permite centralizar y compartir todo la información gestionada por cualquier empresa, de una manera ágil y sencilla.
Algunos de los casos de uso más habituales de esta herramienta son:
– Reemplazar el uso de carpetas compartidas, solamente accesibles a través de PC, e inaccesibles desde otros dispositivos como smartphone o Tablet, o desde otras aplicaciones como el correo electrónico.
– Intranet o portal del empleado, para realizar comunicaciones internas.
– Acceso para clientes/proveedores, permitiendo controlar y centralizar todo el contenido que compartimos hacia el exterior.
– Gestión documental, con firma electrónica y flujos de trabajo (workflow) que permitirán controlar el ciclo de vida de un documento, aprobaciones, firmas etc."
Se trata de una plataforma de colaboración y comunicación, que permite trabajar en equipo de forma efectiva, compartiendo todo tipo de documentos y tareas.
Permite crear sitios corporativos, una intranet o bien es útil para trabajar todos los miembros de la empresa, tener un control de acceso a la información gracias a los distintos niveles de permisos con las que cuenta: ya sea de sólo lectura, escritura, control total y otros niveles para mantener la seguridad de la información.
Al SharePoint, podemos acceder desde cualquier lugar del mundo y se adapta a cualquier dispositivo como tablet, Smartphone o computadora y también está disponible la aplicación para Android y IOS.
En la herramienta se puede crear espacios privados y seguros para almacenar, editar y compartir distintos tipos de documentos. Los documentos desde la aplicación se pueden compartir muy fácilmente. Cada área o equipo de trabajo puede mantener un espacio seguro donde podrán ir almacenando sus archivos.
El área de RRHH por ejemplo puede tener este espacio para almacenar la nómina de colaboradores, los legajos de sus colaboradores, las plantillas de certificados de trabajo, los formularios de evaluaciones y otros archivos que maneja en su área de trabajo. Marketing puede almacenar los vídeos publicitarios, presentaciones, brochures, almacenarlos o compartir informaciones públicas a toda la organización desde ese espacio de trabajo, sin necesidad de descargar primero el archivo. Y Contabilidad puede almacenar los balances. Libros diarios, libro de compras venta, facturas.
Más ventajas
Esta herramienta nos permite crear sitios de grupos, los sitios son espacios virtuales para trabajar en equipo, también cuenta con bibliotecas para almacenar documentos, listas para almacenar datos, ya sean planillas de proveedores, clientes, contactos, facturas que muchas de las empresas hoy en día lo maneja en un Excel, sin contar con una seguridad como la que ofrece el SharePoint.
El SharePoint se integra con otras aplicaciones de Microsoft, pero también con aplicaciones externas y herramientas más utilizadas hoy en día en el mercado, para editar documentos en línea, o sea sin la necesidad de salir de la aplicación para crear o editar un documento ya sea en Word, Excel o Power Point.
Podemos configurar la página inicial de una manera sencilla para adaptarla a lo que queremos mostrar, por ejemplo, las informaciones más relevantes, como noticias, novedades, últimos documentos añadidos, los cumpleaños del mes, los días festivos, los colaboradores más destacados del mes y también agregar secciones de vínculos o accesos rápidos para facilitar el acceso a toda la estructura de nuestra plataforma y también a los sistemas externos que utilizamos en nuestra empresa."
Gestión documental con SharePoint
"Realizar una gestión documental con SharePoint es un proyecto con muchísimas posibilidades y potencialidad para abordar cualquier requisito, proceso o modelo, en cualquier empresa u organización tan compleja como sea, pero también es verdad que en el 80% de los casos acaba resolviéndose sencillamente con una avanzada gestión de documentos y ficheros en un juego de bibliotecas documentales dentro de SharePoint.
Comparación modelos de organización documental en SharePoint.
Por atributos
Nuevas funcionalidades de Gestión Documental disponibles out-of-the-box
Posibilidad para aplicar reglas de negocio, flujos de trabajo y parametrización ad-hoc para las necesidades de cada área, departamento, solución.
Integración de atributos del documento entre aplicaciones de Office y sitio de SharePoint.
Por el contrario el modelo de gestión suele suponer un cambio importante en el manejo de los usuarios.
Por carpetas
Ágil
Sencillez y continuidad para el usuario
Seguimos teniendo la misma capacidad de gestión y funcionalidad que cuando teníamos los documentos en un árbol de carpetas del filesystem, solo que mayor versatilidad en el acceso."
Webinar "OneDrive vs SharePoint vs Teams ¿quién es más poderoso?"
El avance y evolución de herramientas como Microsoft SharePoint ha transformado la forma en que las empresas gestionan y comparten su información. La integración con la plataforma Office365 facilita aún más el acceso y la colaboración en tiempo real. Es evidente que, al igual que con el desarrollo de plataformas LMS para el aprendizaje, el objetivo es centralizar y simplificar la gestión de recursos y contenidos para maximizar la eficiencia. Estamos ante una era donde la digitalización y la gestión eficiente de la información se han vuelto esenciales para la operatividad y competitividad de las empresas.Desarrollo plataforma lms
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