Anualmente se debe presentar el Anexo de Gastos
personales al SRI, para lo cual las facturas que emiten los establecimientos se
almacenan y se elabora una hoja en Excel, identificando el tipo de gasto: Alimentación,
Educación, Salud, Vestimenta o Vivienda, Fecha (separo en año, mes, día),
Establecimiento (Nombre y RUC), Valor.
Este documento se puede abrir desde Excel u otra hoja
electrónica que utilice, para desarrollar un proceso de Extracción,
Transformación y Limpieza (E,T,L), que
permite (E) tomar datos desde diferentes fuentes de información,
transformarlos y limpiarlos (L) para que
se adapten a las necesidades y cargar (L) para analizarlos o utilizarlos en
otro sistema o con inteligencia de negocios.
Anexo Gastos SRI, Formato de Referencia, los datos son de ejemplo:
Existe muy buena información sobre ETL, que sugiero consultar.
E Extraer: Los
datos de facturación electrónica descargados desde el SRI y que han
sido abiertos en la Hoja Electrónica: Información Comprobantes SRI.
T Transformarlos y limpieza: Utilizando el formato de referencia
para presentar el Anexo de Gastos Personales, copiar la información extraída,
en Hoja Electrónica Anexos Gastos SRI Para la fecha convierto en tres columnas
(año, mes, día, usando las funciones disponibles en Excel), el valor de la
factura del SRI es el total, por lo que se debe registrar el valor que
corresponde.
Tomando las facturas guardadas físicamente, utilizar
Buscar, para identificar el documento en Anexos Gastos SRI y actualizar con el
Tipo de Gasto y el Valor deducible.
Las facturas que no están el Información Comprobantes SRI,
se debe registrar manualmente en Anexos Gastos SRI.
Ahora, eliminar la información, que no ha sido
identificada para que sea parte de Anexos Gastos SRI.
L Cargar: Con el archivo Anexos Gastos SRI, generar una
tabla dinámica para totalizar el valor deducible por cada tipo de gasto.
De ser necesario, volver a ejecutar limpieza para que no
se exceda el tope.
Al SRI se debe reportar por cada RUC, el número de
Facturas y el Valor, por lo que actualizar la tabla dinámica y preparar la información
para cargar en el formato que establece el SRI. Recuerde los datos son de ejemplo.
Para completar la información que se requiere para la Declaración del Impuesto a la Renta, el SRI ofrece información consolidada, que debe utilizar y que está disponible para descarga o copia.
Un dilecto amigo me pidió que le ayude con el SRI, por lo
que le capacite en E,T,L y utilización de Excel, para generar la información en coordinación con su Contadora, a
fin de que continúe con el proceso, de acuerdo a la ley.
También utilizamos: Ordenar, Filtros, Formatos, Tablas
dinámicas.
Mi Srta. Contadora, siempre está actualizada y me indica
cómo debo preparar la información y la ley que debo manejar.
Los procesos de E,T,L son frecuentemente utilizados para resolver necesidades
de información. Los sistemas informáticos ofrecen alternativas para exportar la
información o utilizar herramientas de inteligencia de negocios para
desarrollar análisis de información, minería de datos, …
Excel es un muy buen aliado, es necesario considerar como se puede
potenciar la utilización de información y pensar en la alternativa de
incorporar software especializado.
Si se maneja el concepto, se puede utilizar la técnica. Si se sabe leer una
partitura, posiblemente se pueda profanar un instrumento musical.
Como apoyo para desarrollar Proyectos Académicos, con mis alumnos necesitamos fuentes de información como el Sistema Nacional
de Información y utilizamos ETL, para generar información
que apoye al análisis, también usamos Excel y software particular.
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