Informática y Docencia: Política de redes sociales, actualización 2024

lunes, 7 de diciembre de 2020

Política de redes sociales, actualización 2024

Algún autor escribió “Las redes sociales no son buenas o malas, depende de lo que escribimos”

Las redes sociales permiten interactuar una organización y la comunidad para informar de las actividades que desarrolla, es necesario disponer lineamientos de redes sociales que contribuyan a mantener una imagen corporativa y que motive la participación en línea de los integrantes de la organización y la comunidad.

En el artículo Cómo escribir una política de redes sociales para tu compañía, se ofrecen algunos lineamientos, comparto un extracto:

"Una política de redes sociales es un documento que establece cómo una organización y sus empleados deben comportarse en línea.

No hay mejor forma de empezar este artículo que diciendo las cosas como son: toda organización necesita una política de redes sociales. Es así de simple. Es un documento de relevancia crítica que establece los límites y expectativas para todas las personas involucradas o vinculadas de cualquier forma con tu marca.

Mientras que tu marca puede o no tener una gran presencia corporativa en redes sociales, lo más probable es que tus empleados y colaboradores sí usen bastante estas plataformas. Y posiblemente hablen de ti en ellas.

Una política de redes sociales clara y bien estructurada protege tanto a la marca como a quienes la integran de riesgos de reputación, cumplimiento y seguridad. Sigue leyendo para saber más y descarga nuestra plantilla gratuita y personalizable para crear o actualizar tu política de redes sociales cuanto antes.

Puntos clave

Toda marca necesita una política de redes sociales. Es tu instructivo para mantenerte consistente, fiel a tu identidad y alejado de cualquier problema.
Es importante ir más allá de las reglas. Una buena política también define roles, responsabilidades y seguridad, de modo que todos sepan quién hace qué (y cómo hacerlo de forma segura).
Una protección para tu marca y tu gente. Las pautas claras ayudan a evitar problemas legales, de cumplimiento o de reputación antes de que sucedan.
Las capacitaciones y actualizaciones periódicas son importantes. Las redes sociales cambian rápido, así que mantén tu política al día y asegúrate de que tu equipo la entienda.
Hay que estar preparado para los “¿y si…?”. Incluye protocolos de crisis, rutas de escalamiento e incluso lineamientos sobre IA para estar listo ante cualquier escenario.

¿Qué es una política de redes sociales?

En organizaciones grandes —sobre todo en aquellas que operan en industrias reguladas—, una política de redes sociales es mucho más que un conjunto de reglas para publicar en línea. Es un documento de gobernanza que define roles, reduce riesgos legales y de cumplimiento y protege la reputación de la marca en distintos mercados.

Una política de redes sociales, entonces, es el documento oficial de una empresa que establece lineamientos y requisitos para el uso de las redes sociales en la organización.

Esta política abarca tanto los canales oficiales de la marca como la manera en que los empleados usan las plataformas sociales, ya sea de forma personal o profesional.

¿Por qué tu equipo necesita una política de redes sociales?

Contar con una política oficial de redes sociales ayuda a mantener la voz de la marca y a reducir los riesgos que implican estas plataformas.

Para los líderes de marketing, una política de redes sociales no se trata solo de evitar errores: es un marco que permite escalar la presencia de la marca de forma responsable.

En organizaciones grandes o reguladas, una política clara protege contra posibles problemas legales, disminuye el riesgo reputacional y le da a los equipos la confianza para participar dentro de límites bien definidos. Cuanto más sólida sea la política, menos probable es que haya que dedicar tiempo a “apagar incendios”, lo que permite concentrar la atención en seguir impulsando el crecimiento.

Aquí te compartimos algunas de las razones más importantes para implementar una política de redes sociales.

Garantizar el cumplimiento con las regulaciones

Esto es especialmente importante para marcas y organizaciones en industrias reguladas. Sin embargo, todas las marcas tienen responsabilidades de cumplimiento normativo, sobre todo cuando se trata de mensajes publicitarios y de incluir las advertencias correspondientes.

Una política de redes sociales bien diseñada y aplicada te ayuda a mantenerte alineado con las reglas y regulaciones.

Por ejemplo, la política de redes sociales de The Candida Diet incluye lineamientos sobre declaraciones de salud, que aplican incluso a las cuentas personales de los empleados. La empresa los incorporó después de que una publicación generara problemas de cumplimiento normativo.

“Uno de los miembros del equipo publicó un mensaje muy personal y apasionado sobre nuestros probióticos que, sin querer, nos colocó en una situación de incumplimiento con la FDA”, explica Lisa Richards, CEO de The Candida Diet. “Esto nos enseñó a incluir un aviso obligatorio de ‘Opinión personal, no consejo médico’ en todas las publicaciones de bienestar realizadas por empleados”.

Gestionar el riesgo de marca

Una política de redes sociales sólida ayuda a proteger tus cuentas frente a distintos riesgos, especialmente cuando el documento incluye protocolos de seguridad claros. Una buena política puede ayudarte a prevenir:

violaciones de seguridad
daños a la reputación
incumplimientos normativos y problemas legales

Además, una política bien estructurada asegura que cuentes con un plan de respuesta ante emergencias.

Por ejemplo, la firma de ciberseguridad Action1 incluye en su política de redes sociales instrucciones para estar alerta frente a intentos de phishing. “Especialmente en LinkedIn, donde los atacantes pueden hacerse pasar por reclutadores”, explica Peter Barnett, vicepresidente de Estrategia de producto.

Motivar a tus empleados a amplificar el mensaje de tu marca de forma segura

Cuando tienes noticias importantes sobre un producto o un mensaje que quieres difundir, contar con todo tu equipo es una gran ventaja. Sin embargo, esto implica un delicado equilibrio.

“Ahora que cada vez más empleados actúan como líderes de opinión o incluso como influencers de sus marcas en LinkedIn, las políticas deben ayudarles a manejar su presencia en línea al representar a la empresa para la que trabajan o que están promoviendo”, explica Trish Riswick, líder del equipo de marketing en redes sociales de Hootsuite.

Elementos clave de una política de redes sociales sólida

Toda política efectiva incluye ciertos componentes indispensables, desde definir responsabilidades hasta establecer lineamientos claros de conducta.

Si vas a crear la tuya desde cero, puedes guiarte con nuestra plantilla gratuita de política de redes sociales, ya que está diseñada para incluir todos estos elementos.

Roles y responsabilidades

Define quién se encargará de cada responsabilidad en tus cuentas. ¿Quién cubre tareas diarias, semanales o según sea necesario?

También puede ser útil incluir nombres y datos de contacto para los roles clave. Así, los empleados de otras áreas sabrán con quién comunicarse.

Las responsabilidades que puedes asignar incluyen:

Esta sección debe especificar quiénes están autorizados para hablar en nombre de tu marca en redes sociales… y quiénes no.

Un software integral de gestión de redes sociales como Hootsuite puede ser muy útil para reforzar tu flujo de trabajo. Estas herramientas permiten automatizar procesos, de modo que tu política no necesita incluir un apartado demasiado extenso sobre flujos de aprobación o gestión.

En Hootsuite puedes:colaborar en borradores
establecer permisos de publicación individuales para ciertos miembros del equipo
configurar procesos de aprobación sencillos para que las personas correctas tengan la última palabra

Esto garantiza que el contenido que publicas siempre haya sido previamente autorizado y que la calidad de las conversaciones con tus seguidores se mantenga alineada con la voz de tu marca.

Estructura de la propiedad de las cuentas

Los empleados son cada vez más visibles en los canales sociales de las marcas, así que es importante aclarar quién o quiénes son los propietarios de las cuentas y el contenido.

Los contratos de los empleados suelen incluir todas las especificaciones de la propiedad del contenido que ellos crean. ¿Pero qué pasa con las cuentas y los grupos dentro de las redes?

“Cuando el gerente de ventas más importante renunció en una de nuestras empresas clientes de SaaS, intentó llevarse consigo un grupo de LinkedIn”, cuenta Steve Morris, fundador y director general de NEWMEDIA.COM.

“Ese grupo estaba generando decenas de clientes potenciales cada semana. Como nuestro cliente tenía una política con detalles claros sobre la propiedad, registros y una lista de verificación para entregar los accesos, contaba con todas las pruebas necesarias . Ese papeleo evitó lo que pudo haber sido un gran desastre financiero”.

¿Tienes empleados que administran comunidades en redes sociales como Facebook o grupos de LinkedIn? Tu política debe dejar muy claro quién es el propietario de esos grupos y especificar cómo deberán transferirse cuando haya cambios de personal.

Protocolos de seguridad

Como mencionamos antes, existen muchos riesgos de seguridad en redes sociales. Por eso, en esta sección de tu política debes incluir lineamientos claros para identificarlos y atenderlos.

Algunos temas que podrías cubrir son:

Reglas relacionadas con el uso personal de redes sociales en dispositivos y equipos de la empresa.
Actividades a evitar en redes sociales. Por ejemplo, quizás y cuestionarios que pidan datos personales o información sensible.
Pautas sobre cómo crear una contraseña segura y con qué frecuencia cambiarla.
Expectativas de cómo mantener los equipos y software actualizados.
Cómo identificar y evitar estafas, ataques y otras amenazas de seguridad.
A quién notificarle y cómo responder si surge alguna preocupación de seguridad.

Algunas empresas quizá necesiten planear su seguridad de forma más amplia y preventiva. Por ejemplo, la compañía de administración de propiedades FLATS prohíbe “compartir cualquier contenido que revele disponibilidad de unidades, tasas de ocupación o datos demográficos de los residentes”, explica Gunnar Blakeway-Walen, gerente de marketing.

¿La razón? “Las publicaciones en redes sociales pueden, sin querer, dar señales a personas malintencionadas sobre qué edificios tienen más vacantes o poblaciones vulnerables”.

Del mismo modo, si todo tu equipo estará fuera de la oficina por una actividad de integración o un día de voluntariado, quizá lo mejor sea esperar a publicar al respecto hasta que todos estén de vuelta en sus escritorios.

Usos aceptables y código de conducta

Los empleados entusiasmados con su trabajo pueden convertirse en tus mejores embajadores en redes sociales. Sin embargo, el entusiasmo sin límites puede traer complicaciones. Establecer lineamientos claros sobre el uso adecuado de redes sociales protege tanto a la empresa como a los propios empleados.

Por ejemplo, no querrás que alguien muy motivado publique sobre una nueva función antes de su lanzamiento… Aunque tampoco puedes ser demasiado restrictivo con el uso que los empleados hagan de sus cuentas personales.

En Estados Unidos (y seguramente también en otros países), las políticas corporativas también deben respetar los derechos de los empleados bajo la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA). Para evitar infringir en actividades protegidas legalmente —como hablar sobre las condiciones de trabajo—, muchas organizaciones incluyen una cláusula de salvaguarda que aclara que la política no pretende restringir los derechos garantizados por la NLRA.

Por ejemplo, recientemente la Junta Nacional de Relaciones Laborales criticó a Apple por limitarle el uso de redes sociales a sus empleados cuando estos buscaban mejores condiciones laborales.

Algunos elementos comunes que puedes incluir en tu política para las cuentas de redes sociales de tus empleados son:

Lineamientos para publicaciones que muestren el lugar de trabajo
Reglas sobre publicaciones que incluyan el uniforme
Indicaciones de si se debe o no mencionar a la empresa en la biografía del perfil
Reglas sobre si está permitido o no conectar con clientes, consumidores u otros socios comerciales
Indicaciones sobre la necesidad de una liberación de responsabilidad para dejar claro que las opiniones expresadas son personales y no representan a la empresa
Requisitos de que los empleados se identifiquen como tales al hablar de la compañía o de sus competidores

Por ejemplo, la política de redes sociales de Dell Technologies para sus empleados establece lo siguiente:

“Cuando hables de Dell Technologies en redes sociales, debes aclarar que trabajas en Dell Technologies. Tus amigos quizá sepan dónde trabajas, pero su red de amigos y colegas no necesariamente, y no quieres confundir a nadie accidentalmente. Por eso, debes usar el hashtag #Iwork4Dell en cualquier publicación que hable de Dell Technologies.

Tu política también debe motivar a los empleados a que lo que compartan en redes sociales sea seguro para la marca. Y asegúrate de listar cualquier recurso específico que pueda ayudarles.Por ejemplo, ¿tienes una biblioteca de contenidos aprobados? ¿Cómo pueden acceder a ella los empleados?

Hootsuite Amplify es una herramienta de promoción por parte de los empleados que te permite crear una biblioteca de contenidos de marca previamente aprobados. Los empleados pueden personalizar las publicaciones y compartirlas con apenas un par de clics.

Lineamientos de diversidad, equidad y accesibilidad

Tu política de redes sociales también debe reflejar el compromiso de tu organización con la diversidad, la equidad y la inclusión. Incluye pautas sobre el uso de lenguaje inclusivo, la prevención de estereotipos y la garantía de que el contenido visual cumpla con estándares de accesibilidad (por ejemplo, texto alternativo en imágenes o subtítulos en videos).

Esto protege la reputación de tu marca, amplía el alcance de tu audiencia y alinea tu presencia digital con los valores de la organización.

Por ejemplo, el Servicio de Comunicación del Gobierno del Reino Unido (GCS) recomienda a los comunicadores integrar la accesibilidad en cada etapa de la planeación de redes sociales. Esto incluye añadir texto alternativo, subtítulos y verificaciones de contraste de color, además de considerar las necesidades de audiencias con diversidad cognitiva, visual, auditiva o motriz.

Rutas de escalamiento y una “regla de pausa”

Los empleados deben saber qué hacer (y qué no hacer) cuando surgen situaciones delicadas con tu marca, o cuando se encuentran con contenido negativo sobre ella en redes sociales.

“Muchas políticas pasan por alto explicar lo que los empleados no deberían publicar (incluso en sus cuentas personales) durante situaciones críticas como un retiro de producto, despidos o crisis de relaciones públicas”, señala Riswick. “Agregarlo es una gran medida que protege tanto al empleado como a la marca”.

Aquí hay dos componentes importantes:

La regla de la pausa. “Si existe un tema sensible interno en curso, evita comentarlo, incluso si se trata de ‘solo una opinión personal’”, explica Riswick. Dependiendo de la gravedad del asunto, quizá también quieras pausar todo el contenido programado en las cuentas oficiales de la marca. (Tip: con Hootsuite puedes pausar todo el contenido programado con solo dos clics).
Una ruta de escalamiento. “Si un empleado ve algo preocupante sobre la marca en línea, debe reportarlo al equipo de redes sociales o comunicación, no responder directamente”, añade Riswick. Asegúrate de que todos tengan claro a quién deben notificar. Puede ser útil incluir un enlace al plan de comunicación de crisis, para que nadie tenga que andar buscando documentos en un momento de presión.

Resumen general de los requisitos legales o normas relevantes

Los detalles varían de un país a otro, e incluso de un estado a otro. Los requisitos son mucho más estrictos para las organizaciones en industrias reguladas. Asegúrate de consultar a tu asesor legal para esta sección.

Pero como mínimo, tu politica de redes sociales debería incluir los siguientes puntos:

Cómo cumplir con la ley de derechos de autor y respetar la propiedad intelectual en redes sociales, especialmente al usar contenido de terceros.
Cómo manejar la información de los clientes y otros datos privados.
Restricciones o avisos requeridos en testimonios, contenido de influencers o afirmaciones de marketing.
Reglas de confidencialidad respecto a la información interna de tu organización.

“Muchas políticas omiten los avisos tipo disclaimer, pero todas deberían especificar que las opiniones personales deben identificarse claramente”, explica Martin Gasparian, abogado y propietario de Maison Law.

“Los empleados que publiquen en sus cuentas personales sobre productos o servicios de la empresa también deben revelar su relación con la compañía”, continúa Gasparian. “Existen regulaciones sobre esto: si los empleados no son totalmente transparentes, podrían enfrentarse a multas y dañar la reputación de la empresa. A menudo, esto se considera una práctica de marketing engañosa, sin importar la intención”.

Proofpoint revisa todas tus publicaciones de redes sociales para detectar posibles problemas de cumplimiento antes de que sean publicadas. Puedes personalizar los controles según las regulaciones de tu industria, el estilo de tu marca o tu política de redes sociales.

Lineamientos sobre el uso de IA

Hoy en día, la inteligencia artificial toca casi todos los aspectos de la gestión de redes sociales —desde la creación de contenido hasta la moderación—, lo que también la convierte en una fuente creciente de riesgo para la marca.

Para los líderes de cualquier empresa, el papel de la política es definir no solo qué herramientas de IA están aprobadas, sino también cómo se revisan, atribuyen y comunican sus resultados. En industrias reguladas, esto puede marcar la diferencia entre lograr una ventaja competitiva o caer en una violación de cumplimiento.

La gran mayoría de los profesionales de marketing en redes sociales ya usan IA para crear, editar y perfeccionar textos. Más del 40% utiliza herramientas de IA para generar, editar y mejorar imágenes. Y los especialistas en industrias fuertemente reguladas recurren a estas herramientas aún más.

Cómo redactar una política que tu equipo realmente use

Si vas a empezar desde cero o vas a actualizar un documento obsoleto, nuestra plantilla gratuita para crear una política de redes sociales puede ayudarte a organizar estos pasos y asegurarte de que no se te escape nada.
Work cross-functionally Trabaja de forma transversal

Recuerda: la política de redes sociales aplica a todos los empleados, no solo al equipo de redes sociales. Necesitas la experiencia de otros departamentos y personas clave para cubrir todos los detalles y proteger a tu organización.

Asegúrate de consultar con:

el equipo de recursos humanos
los portavoces oficiales
el equipo legal
los usuarios más clave de tu producto
el equipo de marketing
el equipo de redes sociales

También es recomendable involucrar a empleados de distintos niveles en la conversación. Al final, esta política los impacta a todos.

Esto no significa que tengas que recopilar la opinión de cada persona, pero sí obtener retroalimentación de:

líderes de equipo
representantes sindicales
otras personas que puedan representar a grupos de empleados

Pídeles que compartan sus ideas, dudas o preocupaciones.

Al redactar tu política, no te pierdas en tutoriales ni en los detalles técnicos. Esos aspectos inevitablemente cambiarán, y rápido. Concéntrate en la visión general y los principios clave.

Personaliza por regiones y unidades de negocio

Los principios generales de tu política de redes sociales aplican a todos los empleados. Sin embargo, en empresas grandes puede ser útil crear subsecciones específicas para cada unidad de negocio o adaptar las guías según la región.

Por ejemplo, las pautas de redes sociales para tu equipo social pueden enfocarse más en el estilo y la voz de la marca, mientras que la política para el equipo de desarrollo de producto quizá incluya una sección más extensa sobre confidencialidad y secretos comerciales.

Capacita a tus equipos

Ya sea que se trate de una actualización o de un documento completamente nuevo, asegúrate de que todos estén al tanto de la información que necesitan conocer.

Si vas a lanzar una nueva versión, incluye una lista con los cambios principales y la fecha de revisión.

Te recomendamos integrar la política en el manual del empleado y animar a los nuevos integrantes de la empresa a revisarla durante su proceso de inducción.

No basta con pedir a los empleados que lean la política: deben entender por qué es importante. Especialmente aquellos que tienen contacto directo con clientes —como guías, entrenadores personales u otro personal de cara al público—, ya que es más probable que los clientes los sigan en redes sociales.

“Aprendí por experiencia que entregar solo el documento escrito puede generar resistencia”, comenta Kevin Hwang, director general de Ultimate Kilimanjaro. “Hace sentir que invadimos su espacio personal. Compartir las razones de manera amistosa y matizada, en conversaciones uno a uno, ha ayudado a que comprendan el porqué. Hay que mantenerlo claro y conciso, fácil de relacionar con su trabajo y con la importancia que tiene”.

Audita y actualiza de forma regular

Las redes sociales cambian rápido. Surgen nuevas plataformas, aparecen nuevas funciones y otras desaparecen. Esto significa que debes revisar tu política periódicamente para asegurarte de que sigue siendo útil y relevante.

Comprométete a realizar una revisión anual, semestral o incluso trimestral. Así te aseguras de que tu política se mantenga actualizada.

Consejo para líderes de marketing: tu política de redes sociales debe ser un documento vivo. Programa una revisión trimestral junto con el equipo legal, el de recursos humanos y el de marketing para registrar cualquier cambio en las plataformas, actualizaciones regulatorias o nuevos riesgos para la marca (como el mal uso de la IA o las amenazas de deepfakes). Esto mantendrá la política alineada tanto con los requisitos de cumplimiento como con la estrategia de marca. ...

Asegúrate de que se esté cumpliendo

Crear una política de redes sociales está muy bien. ¿Pero de qué sirve si nadie la aplica?

Tip: Un buen programa de escucha social puede ayudarte a identificar publicaciones que vayan en contra de tu política antes de que causen problemas.

Una gran opción es usar Hootsuite Listening, que viene incluida en todos los planes de Hootsuite. Esta herramienta puede monitorear el contenido en redes que mencione tu marca, junto con palabras clave que podrían indicar una violación de la política. Incluso puedes configurar alertas para recibir notificaciones cuando haya una publicación que requiera tu atención.

Aquí un ejemplo de cómo funciona en la práctica, y por qué es importante:

“Un miembro relativamente nuevo del equipo publicó una actualización en LinkedIn para celebrar la colocación de un alto ejecutivo”, cuenta Jon Hill, presidente y CEO de The Energists. “No se mencionaron nombres, pero la fecha y la ubicación podían ser suficientes para que algunas personas adivinaran de qué empresa se trataba”.

“Nuestro monitoreo interno en redes lo detectó rápidamente y logramos que la publicación se retirara en menos de una hora”, añade Hill. “Si ese post hubiera permanecido más tiempo, podría haber dañado una relación de años o incluso implicado consecuencias legales, ya que nuestro trabajo estaba bajo un acuerdo de confidencialidad (NDA). En cambio, el cliente valoró la rapidez con la que abordamos la situación y la relación se salvó”.

Ejemplos reales de políticas de redes sociales en industrias reguladas

A veces, no hay nada mejor que un ejemplo real para tener una referencia y saber por dónde empezar. Las organizaciones en industrias reguladas son las que más tienen cosas en juego, por eso nos enfocamos en ellas al seleccionar políticas que sirvan como modelo.

Estos ejemplos no solo muestran cómo se ve una política, sino que demuestran cómo distintas organizaciones traducen los elementos que hemos mencionado en lineamientos prácticos y aplicables...."

Existen criterios a favor y en contra de las Redes sociales, considero necesario definir unas políticas mínimas.

En la publicación Descargar libros gratis z-library, tiene acceso a literatura, a manera de ejemplo sugiero dos:

Adapta Tu Comunicación a Las Redes Sociales

Diez razones para borrar tus redes sociales de inmediato

Revise información de fuentes, coteje y obtenga su criterio