jueves, 8 de diciembre de 2016

Organización de la información


Motivación

Uno de los activos que tiene una organización, es la información.

Con el uso de los computadores, la capacidad de almacenamiento ha crecido de forma exponencial, y las personas que necesitan compartir información se ha incrementado, es necesario desarrollar gestión del conocimiento que permita poder disponer de la información de una manera oportuna y ofrecer una alternativa para desarrollar un Plan de Continuidad del Negocio con respecto a la información, obtener respaldos.

Una labor, como responsable de la parte informática, es crear una cultura para el manejo adecuado de la información, por lo que comparto el resultado de la experiencia, que en particular ha permitido tener éxito para ubicar información y disponer de respaldo.


1.- Normas para organización de la información

Es necesario llevar una organización correcta en el Servidor de Archivos, la información relacionada con el trabajo diario que se desarrolla en el área, ya que por cualquier eventualidad, si se requiere utilizar a la información de trabajo, esta debe ser fácil de localizar.

Es por eso que se plantea y se ha definido una estructura donde de acuerdo a normas establecidas dentro del área, se guardará la información de trabajo de las áreas.

Esta estructura de almacenamiento de información, debe ser estrictamente seguida por todos los miembros del área, ya que de esta manera se podrá accesar a los directorios de trabajo y por ende a la información requerida en cualquier momento.

2.- Estructura de almacenamiento de información

La estructura definida para almacenar la información es la siguiente:

Considerando que el Área está organizada en  Departamentos, para el ejemplo 5.

Área
        Administración
Secretaria
        Departamento 1
        Departamento 2
        Departamento 3

Para cada Departamento se debe tener

        Documentación 20nn (20nn corresponde al año, 2016)
                Oficios 2016
                Memorandos 2016
                Proyectos
                        201601 Proyecto inicia en Enero
                        201602 Proyecto inicia en febrero
                Docentes
                Estudiantes
        Normas y procedimientos
        Manuales
        Estadísticas
       
Los accesos se deben dar a los usuarios por Departamento, evitando el uso no autorizado.

La creación de los directorios y la asignación de accesos debe ser responsabilidad del Jefe del Departamento.

De existir un nuevo proyecto, se debe crear la estructura de almacenamiento de la información de acuerdo a las normas establecidas anteriormente.


3.- Numeración de Oficios

Tradicionalmente se ha utilizado una hoja en la cual se numeran los documentos y conforme se utilizan se van tachando los números.

Se sugiere utilizar la siguiente notación, para nombrar y almacenar los documentos:
OSDepañosecuencial Descripción del tema del documento

O      Oficio
SDep Siglas del Departamento,  de acuerdo al organigrama institucional
Año   16 corresponde al año 2016
Secuencial         Número secuencial
Descripción        Descripción del Oficio

Ej. OIn16001 Informe de labores 2015
     OIn16002 Plan de actividades del mes de enero
Este manejo permite que se puedan realizar búsquedas por contenido.

Una estructura similar se puede utilizar para Memorandos (M), Contratos (C), Ordenes de trabajo (OT), …

4.- Respaldo

Ubicada la información en una estructura, la tarea de obtener un respaldo es más fácil.

Obtenga un respaldo periódicamente, cree un directorio respaldo y obtenga la copia de seguridad. Preferible en un dispositivo externo.

Respaldo
        20161202 Respaldo
        20161209 Respaldo

El tiempo que invierte en obtener el respaldo, son unos minutos, el beneficio que se genera compensa con creces esta inversión.

Verifique eventualmente que el respaldo esté bien obtenido.

Documento de Referencia




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