Motivación
Uno de los activos que tiene una organización, es la
información.
Con el uso de los
computadores, la capacidad de almacenamiento ha crecido de forma exponencial, y
las personas que necesitan compartir información se ha incrementado, es
necesario desarrollar gestión del conocimiento que permita poder disponer de la
información de una manera oportuna y ofrecer una alternativa para desarrollar un
Plan de Continuidad del Negocio con respecto a la información, obtener
respaldos.
Una
labor, como responsable de la parte informática, es crear una cultura para el
manejo adecuado de la información, por lo que comparto el resultado de la
experiencia, que en particular ha permitido tener éxito para ubicar información
y disponer de respaldo.
1.-
Normas para organización de la información
Es
necesario llevar una organización correcta en el Servidor de Archivos, la
información relacionada con el trabajo diario que se desarrolla en el área, ya
que por cualquier eventualidad, si se requiere utilizar a la información de
trabajo, esta debe ser fácil de localizar.
Es por eso que se plantea y se ha
definido una estructura donde de acuerdo a normas establecidas dentro del área,
se guardará la información de trabajo de las áreas.
Esta estructura de almacenamiento de
información, debe ser estrictamente seguida por todos los miembros del área, ya
que de esta manera se podrá accesar a los directorios de trabajo y por ende a
la información requerida en cualquier momento.
2.-
Estructura de almacenamiento de información
La estructura definida para almacenar la información
es la siguiente:
Considerando que el Área está organizada en Departamentos, para el ejemplo 5.
Área
Administración
Secretaria
Departamento
1
Departamento
2
Departamento
3
Para cada Departamento se debe tener
Documentación
20nn (20nn corresponde al año, 2016)
Oficios
2016
Memorandos
2016
Proyectos
201601
Proyecto inicia en Enero
201602
Proyecto inicia en febrero
Docentes
Estudiantes
Normas
y procedimientos
Manuales
Estadísticas
Los accesos se deben dar a los usuarios por
Departamento, evitando el uso no autorizado.
La creación de los directorios y la
asignación de accesos debe ser responsabilidad del Jefe del Departamento.
De existir un nuevo proyecto, se debe crear
la estructura de almacenamiento de la información de acuerdo a las normas
establecidas anteriormente.
3.- Numeración de Oficios
Tradicionalmente se ha utilizado una hoja
en la cual se numeran los documentos y conforme se utilizan se van tachando los
números.
Se sugiere utilizar la siguiente notación,
para nombrar y almacenar los documentos:
OSDepañosecuencial
Descripción del tema del documento
O
Oficio
SDep Siglas
del Departamento, de acuerdo al organigrama
institucional
Año 16 corresponde al año 2016
Secuencial Número
secuencial
Descripción Descripción
del Oficio
Ej. OIn16001 Informe de labores 2015
OIn16002 Plan de actividades del mes de enero
Este manejo permite que se puedan realizar
búsquedas por contenido.
Una
estructura similar se puede utilizar para Memorandos (M), Contratos (C), Ordenes de
trabajo (OT), …
4.-
Respaldo
Ubicada la información en una estructura,
la tarea de obtener un respaldo es más fácil.
Obtenga un respaldo periódicamente, cree un
directorio respaldo y obtenga la copia de seguridad. Preferible en un
dispositivo externo.
Respaldo
20161202
Respaldo
20161209
Respaldo
El tiempo que invierte en obtener el
respaldo, son unos minutos, el beneficio que se genera compensa con creces esta
inversión.
Verifique eventualmente que el respaldo
esté bien obtenido.
Documento de Referencia
