A manera de Estudio de Caso se analiza el Voto
Electrónico para una IES, que tiene Facultades y dispone de Correo electrónico
Institucional Microsoft Office, para un proceso donde participan Estudiantes,
Docentes y Personal Administrativo. La Elección es para cada Facultad.
Propuestas para el desarrollo de un proceso de voto
electrónico en las condiciones actuales, no fue posible ubicar.
De la revisión bibliográfica se identifica que es
necesario disponer de la base legal que permita el desarrollo del proceso Voto
Electrónico.
Ahora, una aproximación a lo que se debería realizar.
Parte técnica
Crear un correo en Microsoft Office ElecciónFacultad, el manejo se lo asigna a un integrante de la Junta Electoral Facultad
Crear un grupo para la Junta Electoral Facultad se
utiliza Microsoft Teams, con los integrantes designados.
La alternativa de desarrollar un Sistema en el área
de Tecnología para el proceso de elecciones debe estar condicionada al tiempo
en el cual debe realizarse el proceso, por lo que se analizó la alternativa de
Formularios de Microsoft Office
La utilización de Formularios de Microsoft Office
permite que el proceso se realice en menor tiempo, se dispone de una plataforma
estable de Microsoft, se maneja de forma transparente por el usuario final
directamente, está habilitado el registro de auditoría y dispone de la
flexibilidad para el diseño de diferentes procesos simultáneamente.
También permite el manejo de un mecanismo de
autenticación que es administrado por el elector por su Correo electrónico
institucional.
Se debe realizar un proceso de capacitación a las
personas responsables para el manejo adecuado de Formularios de Microsoft
Office, Excel para el uso de Tabla Dinámicas y manejo de datos.
Manejar
Analizar cabeceras de Correo
Permite validar el correo que sea genuino.
Herramientas para encuesta
Permite manejar Formulario para el diseño de la Papeleta electoral
Análisis de gastos SRI: Proceso ETL
Permite depurar la información para procesar, votos válidos, votos inválidos
Excel: Buscar valores Buscarv, BuscarH, indice/Coincidir
Permite unir dos archivos de excel por un criterio: correo electrónico institucional para Padron Electoral y Sufragio para identificar los integrantes del padrón que votaron, los que no votaron.
Tabla dinámica en Excel
Permite obtener los resultados de las elecciones
Motivado técnicamente el uso de
Microsoft Office, se debe revisar el proceso administrativo, para que funcione en estas condiciones.
Proceso
Los procesos que deben considerarse a nivel
general, para cada Facultad
1.- Convocatoria
La Convocatoria se puede realizar por medio del
Correo Electrónico Institucional, se publica en Página web IES y remitir la
información al Padron Electoral desde el Correo Electrónico Institucional: ElecciónFacultad
Se genera el Padrón Electoral Facultad que debe
disponer de información
- Cédula
- Facultad
- Carrera
- Correo Electrónico Institucional Elector
- Nombre
- Rol (estudiante, docente, administrativo)
- Registro sufragio (Si/No) por omisión en No
2.- Respaldo de Firmas
Se debe utilizar el correo electrónico
institucional, validar con los integrantes del padrón.
3.- Inscripción de listas
Se debe remitir al Correo Electrónico Institucional
a nivel de Facultad: ElecciónFacultad
4.- Calificación de listas
El Consejo Electoral Facultad se debe reunir en grupo Teams, para videoconferencia
5.- Impugnación de listas
Se debe remitir al Correo Electrónico Institucional
a nivel de Facultad: ElecciónFacultad.
6.- Juntas Electorales
Se debe integrar una Junta Electoral a nivel de
Facultad, el voto será electrónico.
Debe tener el apoyo del área de Informática, para el manejo de Office y el uso de Excel (análisis, usos de datos Buscar h o Indice Coincidir, Tablas dinámicas, ...)
7.- Papeletas y formularios
Se debe utilizar Formularios de Microsoft Office,
se diseña con el usuario
ElecciónFacultad, el único con acceso a modificar y se
establece que la información de almacene en Excel con el nombre Escrutinios Facultad
Se registran las listas participantes, la votación
es por lista.
Se habilita para que participen sólo los
integrantes de la Comunidad Universitaria, sólo se recibe un voto por usuario.
No debe estar habilitado que el elector revise las
estadísticas
El día de las Elecciones se valida que al inicio
del proceso esté sin información
8.- Sufragio
Se remite mail con el formulario al correo
electrónico de los electores, la Comunidad IES tiene correo electrónico
institucional, para el acceso se valida Usuario y Contraseña.
Se debe realizar una campaña para que se actualice
la contraseña, para garantizar que sólo la persona tiene acceso.
9.- Restricción o Silencio electoral
Las listas no podrán publicar información por
medios electrónicos.
La validación de esta situación es díficil de identificar, se debe indicar el procedimiento
10.- Escrutinios
Este proceso de desarrolla en una videoconferencia
por la Junta Receptora del Voto, en Microsoft Teams
El procesamiento de la información la realiza la
persona de la Junta Electoral capacitada
Se debe utilizar el usuario ElecciónFacultad, que
es el único que tiene acceso a
modificar.
A la hora de cierre se deshabilita la opción de
recibir más registros en Formulario
Formularios de Microsoft Office permite descargar
información en formato Excel, tiene Escrutinios Facultad
- ID Número secuencia de identificación
- Hora de inicio
- Hora de finalización
- Correo electrónico Sufragio
- Nombre
- Resultado del Voto lista (sólo se registra un
resultado)
Se debe incorporar una columna Estado (por omisión
en blanco)
Los votos fuera del periodo de elecciones se marcan
como Inválido
Se debe validar los votos con los electores
válidos, se tiene el correo institucional a nivel de elector en Padrón
Electoral Facultad, de debe utilizar función Buscar H o Indice+Coincidir para
esta validación con el Sufragio, se actualiza Estado como válido
Se realiza el registro en el Padrón Electoral Facultad
de los Electores que sufragaron válidos, de debe utilizar función Buscar H o
Indice+Coincidir, en Registro Sufragio Si
Los votos que no corresponden a los electores se
marcan como Estado invalido
Se contabilizan los votos Estado válidos por lista
(utilizar Tabla dinámica de Excel)
Los Archivos: Escrutinios Facultad y Padrón
Electoral Facultad actualizado se remite al Consejo Electoral de la IES,
ninguna persona de la Junta Electoral debe tener una copia.
De esta manera se garantiza la confidencialidad del
elector.
11.- Resultados
Se publican los resultadosen página web
12.- Apelaciones
Se reciben por correo electrónico ElecciónFacultad
Esta información, considere como referencia, debe
ser revisada en función al tipo de elección y al Instructivo que se disponga.
Con sentimientos de distinguida consideración.
Es una propuesta, que debe considerarse de acuerdo a cada realidad.
Un sistema informático tiene posibilidades de
éxito, si el proceso administrativo está claramente definido, caso contrario se
implementa un fracaso.
