A partir del año 2000 utilicé una solución IBM Content Manager para digitalización de información,
Existen opciones disponibles, lo primero es conocer en conjunto su alcance.
Se define la gestión
documental como el conjunto de procesos a realizar para administrar documentos
y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas
técnicas y prácticas.
Gestionar la documentación de
manera electrónica en lugar de los métodos manuales tiene las siguientes
ventajas:
- Ahorro de tiempo y recursos
para que el documento llegue al destino
- Reducción de costos de impresión
- Menor necesidad de material de
archivo
- Documentación de la empresa
está controlada y centralizada
- Acceso en cualquier parte del
mundo a la documentación por internet
- Colaboración entre usuarios
para crear, modificar y gestionar documentación
- Metadatos para la búsqueda
rápida de documentos
Un Sistema de Gestión
Documental, es posible implementar en una organización sólo si se cuenta con la
decisión de la Gerencia, de los integrantes, existe un grado de madurez para
trabajar con procesos, manejo de flujos de trabajo y
Implantar un Sistema de Gestión
Documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar en el Área.
Es necesario establecer
algunos tips, para su implantación:
El término Área se utiliza
para definir un nivel genérico en la Organización, debe entenderse: Gerencia,
Dirección, Departamento, Grupo de Trabajo.
1.- Análisis Flujo de
Información
Analizar el flujo de la información en el Área, es
necesario para comprender cómo y qué se debe implementar.
De ser el caso, establecer el Flujo de Información y
el tiempo que demanda desarrollar ese proceso.
El Sistema puede funcionar si los procesos administrativos
están claramente definidos, caso contrario automatizamos un caos.
2.- Definir los niveles en el Área
y los usuarios
Que persona recibe un documento y a que persona puede
delegar.
Comenzar a implantar el sistema de gestión documental
por un pequeño grupo de usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del
proceso, se debe incrementar a las otras personas de forma gradual.
Los usuarios deben ser capacitados, en cada Área
existen personas que tiene la habilidad de transmitir conocimiento a los
compañeros. Los técnicos informáticos pueden apoyar en esta etapa, pero
manejando todo el proceso.
Socializar el proceso a todos los integrantes del Área
y establecer un cronograma para que se incorporen al SGD.
3.- Definir flujos de trabajo
para los tipos de trámites
Mejorar la eficiencia del Área mediante la
simplificación y automatización de sus procesos es una de las funciones clave
de los gestores documentales.
Documentar el flujo de procesos, responsables y tiempo
estimado que toma su ejecución.
Es necesario que se inicie por un proceso que esté
definido y en base a la experiencia incorporar nuevos procesos.
Lo que no se mide, no es susceptible de mejora.
4.- Integración a Correo
Electrónico
El Sistema de Gestión Documental debe funcionar
integrado al correo electrónico.
Por el número de mensajes que se manejan, es
recomendable que se cree una carpeta independiente para los mensajes.
5.- Medir
Como parte de un proceso de mejora continua en
conformidad a la adopción de normas de calidad, se debe medir. Revisar
periódicamente los documentos en proceso y atendidos por los integrantes de
equipo.
Medir es determinar un valor comparándolo con otro
previamente determinado y aceptado.
Tradicionalmente la medición ha servido más para
buscar responsables de los problemas, en lugar de una oportunidad para mejorar
los procesos dentro de institución.
6.- Herramientas adicionales
Es necesario disponer de herramientas para el manejo de documentos
en formato PDF, comparto tres publicaciones
7. Literatura
IBM Content Manager
Al Fresco
Paper Office
r2docuo
Mi visión es que las empresas utilizarán a futuro almacenamiento en computadores y no necesariamente en un Sistema de Gestión de archivo lo cual es útil.
También se desarrollará proceso de desmaterialización de documentos físicos, que pueden escanearse y almacenarse en computador, que mejor en un Sistema de Gestión de archivos
El volumen de información digital que se utiliza en cada vez mayor y por eso las Áreas de TICS debemos prepararnos para apoyar ese tipo de procesos.
Pienso que debemos fomentar el uso de almacenamiento en Servidores Institucionales, más adelante debemos generar una política de respaldos de los Pcs a espacios Institucionales mediante la aplicación de Software que lo realiza automáticamente de acuerdo a políticas de organización de la información.
Esta es la experiencia que la desarrollamos en el Agua Potable con el equipo de Tecnología:
Superamos problemas de pérdida de información por daño de computadores y que la información no pertenece al Funcionario sino a la institución.
Crecimos en capacidad de almacenamiento
Fue necesario la adquisición de una librería para respaldos
Manejo de políticas de accesos el momento de enrolamiento y desenrolamiento del personal
Cada organización tiene su propia ruta, es necesario revisar la Gestión por procesos
La Gestión
por Procesos o Business Process Management (BPM) es una metodología
y tecnologías que buscan el mejoramiento continuo de una de organización y la Gestión documental puede apoyar el proceso.
