En la
página de la ISO, se indica para la Normas ISO 10013,
“Las
Normas Internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de
gestión de la calidad de una organización esté documentado.
Este
Informe Técnico promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se
desarrolla e implementa el sistema de gestión de la calidad y se mejora su
eficacia.
Para
que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y
gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que
utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de
entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Con
frecuencia el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de
entrada del proceso siguiente.
La
aplicación de un sistema de procesos dentro de una organización, junto con la
identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión, puede
denominarse como "enfoque basado en procesos".
Una
ventaja del enfoque basado en procesos, es el control continuo que proporciona
sobre las relaciones entre los procesos individuales dentro del sistema de
procesos, así como sobre su combinación e interacción.
Una
organización tiene flexibilidad en la manera en que selecciona la documentación
de su sistema de gestión de la calidad. Cada organización individual debería
desarrollar la cantidad de documentación que necesite para demostrar la
eficacia de la planificación, operación, control y mejora continua de su
sistema de gestión de la calidad y de sus procesos.
La
documentación del sistema de gestión de la calidad puede relacionarse con las
actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de esas
actividades; por ejemplo, los requisitos especificados que dependen de la
naturaleza de los productos, procesos, requisitos contractuales,
reglamentaciones gubernamentales o de la propia organización.
Es
importante que los requisitos y el contenido de la documentación del sistema de
gestión de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se
pretenden satisfacer.
Las
directrices que se dan en este Informe Técnico tienen el propósito de asistir a
la organización con la documentación de su sistema de gestión de la calidad. No
tienen la intención de que sean utilizadas como requisitos para propósitos
contractuales, reglamentarios o de certificación/registro.
Un
aspecto de un sistema de gestión de la calidad es la planificación de la
calidad. Los documentos de la planificación de la calidad pueden incluir la
planificación administrativa y operativa, la preparación de la aplicación del
sistema de gestión de la calidad incluyendo la organización y la programación,
y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser logrados.”
Es
necesario capacitarse para manejar la información, en el cuso de Aula Fácil: Curso gratis de Sistema Gestión Calidad (ISO 9001), Enfoque por Procesos, Elaboración de Manuales (ISO 10013) y Directrices para Auditoría, en el tema Documentación en un sistema de gestión de la calidad, se indica:
“La
documentación es la evidencia de que el sistema existe y funciona.
Un
sistema documental en sí proporciona claridad en la descripción de las diversas
actividades a desempeñar en la organización, además de estandarizar los
procesos a ejecutarse de tal manera que se facilite el cumplimiento de los
objetivos de la calidad planteados por la organización.
La
estructura de los documentos en un sistema de gestión de la calidad debe ser:
1)
Estándar: Aplicar un solo formato para todos los documentos de la organización.
2)
Coherente: Usar un lenguaje que pueda ser entendido por todos los integrantes
de la organización.
3)
Compresible: La redacción del contenido de la documentación debe ser entendida
por los integrantes de la organización.
4)
Aplicable: Lo que se describe en la documentación tiene que llevarse a cabo
realmente; adicional a ello, la documentación será auditada.
5)
Trazable desde un punto de vista funcional: Debe mantenerse todo el historial
del documento, es decir, ¿quién lo elaboró?, ¿cuándo se elaboró?."
Es
oportuno disponer de un documento de referencia, comparto uno del Servicio de Acreditación Ecuatoriano, SAE, para Elaboración y Control de Documentos
PD.
Manejar normas ISO implica una capacitación permanente y compartir para que los colaboradores también lo manejen.
En clase con mis estudiantes, como una actividad de valor agregado revisamos Sistema de Gestión de calidad Iso 9001 y desarrollamos algunos cursos complementarios, como parte de su formación, previo acuerdo.
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