"Se
propone una guía metodológica que consolida los pasos a seguir para el diseño
de un plan estratégico informático (PEI) en instituciones de educación superior
(IES). Para ello, se construyó una estructura adaptable y comprensible que
estandariza procedimientos y estrategias necesarias para satisfacer
las necesidades de las IES. Como valor agregado, esta guía presenta otros
aspectos de interés tales como la esquematización y simplificación de
procedimientos requeridos en el diseño de los PEI, su adaptabilidad y la
minimización de tiempos para su implementación. Lo anterior produjo como
resultado una guía metodológica que simplifica y determina las fases
necesarias para el diseño de PEI. La propuesta estandariza los parámetros
para el diseño de los PEI y establece los lineamientos suficientes para
realizar procesos de seguimiento y control...."
"... La figura
anterior representa los pasos a seguir para la implementación PEI en IES, el
cual está compuesto por 8 instancias esenciales:
1.
Dividir el sistema IES en Unidades Primordiales: Cada IES cuenta con unidades
principales, las cuales comprenden la mayoría de procedimientos que se
realizan internamente, se debe establecer cuáles son estas unidades y así
especificar el estudio de cada una, determinar tales unidades depende de la
estructura y/o proyección que se haya instaurado como IES, para conocer
tal estructura, se debe hacer uso de las herramientas organizacionales con
las que cuenta la institución (estatutos, diagramas, manuales, etc.).
la división en el estudio de las IES, permite delimitar el alcance sobre
el estudio de cada unidad, al momento de desarrollar la investigación.
Para el enfoque planteado en la Figura
1, se divide en las áreas académica y administrativa, aunque la guía
está diseñada para IES que consideren más de dos unidades constitutivas.
2.
Segmentar cada unidad en sus áreas de procesos más
específicas: este procedimiento conduce a un conocimiento aún más profundo
de cada unidad, para esto, se debe fundamentar la investigación en
los diagramas de flujo de procesos en las área de cada unidad, Los cuales
muestran las áreas principales de cada unidad y la forma en que se llevan
a cabo sus respectivos procedimientos. Para la Fig.
1 la unidad administrativa se divide en las áreas a, b, c, d, que
para las IES puede ser el área financiera, el área de almacén, el área de
contabilidad o el área de recursos humanos, entre otras.
3.
Construir el equipo de trabajo: se debe establecer un equipo
con conocimientos sólidos sobre las TIC, el cual tiene como objetivo
dentro de la investigación, el análisis de las principales funciones y
procedimientos que se dan en cada una de las áreas. Este equipo debe
incluir miembros de distintas especialidades que cuenten con las
habilidades para la implementación de las tecnologías. Este equipo puede
estar conformado por: un director TI, gestores de proyectos, analistas de
riesgos TI, auditores de sistemas de información, así como un analistas de
sistemas.
4.
Generar los informes de cada área específica: basados en los
análisis desarrollados por los equipos de trabajo, se debe realizar un
informe donde se determina el estado y las características actuales de
cada área, incluyendo a su vez las posibles eventualidades presentadas,
que puedan ser de interés para la investigación.
5.
Elaborar un diagnóstico técnico, estratégico y tecnológico:
luego de conocer los procedimientos y tareas desarrolladas en cada área,
así como la forma en la que se llevan a cabo, se debe proceder a realizar
un diagnóstico desde el punto de vista técnico, estratégico y tecnológico,
por medio del cual se expone claramente las necesidades de cada área,
tales necesidades se pueden presentar debido a que los sistemas,
herramientas y/o metodologías existentes, no las cubren o se cubren de manera
parcial.
6.
Definir los PEI para cada unidad: con base en las necesidades
identificadas en la fase anterior, se realiza la definición de los PEI, la
cual consiste en recopilar información relevante, correspondiente a la forma
en que se llevan a cabo los diferentes procedimientos y su alineación con
la axiología de la institución, para proveer de proyectos y soluciones que
den cubrimiento a necesidades o incoherencias internas, por lo tanto, el
PEI describe la forma de implementar estrategias que permitan alinear los
objetivos de la institución, con las tecnologías de la información y la
comunicación en las unidades.
7.
Definir la unificación de los PEI de cada unidad: luego de
formular el PEI de cada área, se procede al estudio y verificación de cada
uno de estos, para determinar la unificación o eliminación de proyectos
que son redundantes o que pueden dar solución a necesidades en ambas
unidades, en la Fig.
1 se muestra la selección y unificación de los proyectos que
hacen parte de cada unidad para luego listar los proyectos que hacen parte
del PEI de la institución.
8.
Consolidar el PEI de la IES: al finalizar el punto anterior,
se consolida un plan estratégico informático, el cual contiene los
proyectos y soluciones necesarias para llevar a cabo la mejora y optimización de
los procesos dentro de la institución...."
En la bibliografía del artículo se presentan algunos ejemplos de Plan estratégico Informático
Universidad Austral de Chile., Plan Estratégico de Tecnologías de
Información 2012-2015, Universidad De Chile. Recuperado el 22 de 12 de 2014,
de https://www.uach.cl/uach/_file/plan-estrategico-de-ti.pdf
Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Plan Estratégico de
Incorporación de Medios y Tecnologías de la Información a los Procesos
Educativos 2011-2020. Recuperado el 22 de 12 de 2014, de http://comunidad.udistrital.edu.co/planesticud/files/2012/05/PlanesTIC_UD-V-2.0.pdf (2011)
La estructura del Plan Estratégico Informático puede ser:
Es necesario conocer que se puede realizar, existen algunos sistemas para Educación:
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